Ethics and Protocol of Best Editorial Practices

Best practice in scholarly publishing guidelines

As part of our editorial policy and in order to promote best editorial practices for academic publications, The journal culturales makes available to its users and the general public this document that integrates our position as far as our position to protocols of action and administrative processes to be addressed and followed in the event of articles that violate our rules or are detected [at any time during the editorial process] misconduct or unethical behavior that damages the integrity of research and the construction of scientific knowledge.

In the face of the above, the journal Culturales recognizes and adheres to the principles of transparency and best practices for academic publications promoted by The Committee on Publication Ethics [COPE] and the Directory of Open Access Journals [DOAJ] to ensure the quality of the editorial process and the authenticity of the publications. To do this we also support in the Publication Ethics Resource Package [PERK] of the group Elsevier, and thus have the right protocols to respond to the needs and performances of our authors, readers, steers and all the actors involved. At the same time and with the aim of integrating all suggestions and recommendations at the international level into the field of academic publications, Culturales also recognizes and adheres to the standards and guidelines established by the International Association of Scientific, Technical and Medical Publishers [STM], the European Association of Scientific Publishers [EASE] and the National Organization for Information Standards [NISO].

Culturales assumes its commitment, as an editorial entity, to carry out ethical and transparent editorial practices that support all its users in the editorial process, and to ensure the monitoring of its administrative procedures; always guaranteeing clarity and resolution to potential conflicts and to resolve, adhered to protocols and regulations, the cases of unethical conduct that arise.

Culturales commits to:

• Taking responsibility for all publications is presented to the journal.  
• Make available to users [authors, evaluators and readers] the standards, guidelines and protocols of the journal.          

• Attend authors, evaluators and readers throughout the editorial process.  
• Respond to user queries clearly, concisely and in a reasonable time, depending on the specificity of the query.          

• Elaborate processes, procedures and protocols internal to contribute to ensuring the quality of l editorial process and the work published.          

• Ensure the confidentiality of the material sent to the magazine during its review.  
• Ensure that the editorial review and arbitration process is fair and impartial.  
• Ensures compliance with policies, standards and protocols magazine in each of the editorial process.       

• Act and apply administrative protocols to cases [in process and published] of suspected malpractice, accusation or denunciation of unethical conduct in the article presented.          

• Ensure a serious and formal investigation process in each case of suspicion, denunciation or accusation of a bad practice or unethical conduct.          

• Inform the authors at all times about the investigation process in case of suspicion, denunciation or accusation of a bad practice or unethical conduct.          

• Report each case to the Editorial Committee of the Institute of Cultural Research-Museum of the UABC so that, based on the available information, they make decisions that guarantee best practices.          

• Allow authors to make and publish corrections, clarifications and retractions of their article when the regulations permit, and to apologize when necessary. 
• Keep the website updated and all published articles available s for download. 

The authors commit to:

‐ Read and know the rules and guidelines of the journal.

‐ Submit your manuscript in accordance with the rules and guidelines of the journal.

‐ Confirm the originality of the text that apply to the journal.

‐ Report that the proposal has not been submitted simultaneously to another publication.

‐ Have all the permissions and rights for the publication of the images and materials presented in the manuscript.

‐ Have the express authorizations of the people and institutions with which he worked directly if necessary.

‐ Accept the rules, guidelines, protocols and editorial procedures established by Culturales from the moment you submit a proposal for evaluation.

‐ Perform your work ethically adhered to editorial standards with international standards.

‐ To attend and respond [in a timely manner] to all doubts or queries that occur during the editorial process of your manuscript.

‐ Sign and send format of transfer of economic rights with autograph signature.

‐ To abide by the decisions that result in the editorial process.

- Take full responsibility for your article throughout the editorial process jointly and shared [in the case of several authors].

- Participate and follow up the administrative process in case of application of protocols if there is suspicion, complaint or accusation of a misconduct or unethical conduct in your article.

The evaluators commit to: 

‐ To realize the evaluation of objective and constructive form, considering the lineaments and norms of the journal.

‐ To realize the evaluation without slants.

‐ To maintain tact with the evaluated contents [they can neither be shared nor reproduce while they are not published].

‐ Issue the evaluation within the stipulated deadlines.

‐ Issue the evaluation in formal, concrete and clear terms.

‐ Report in case of suspected misconduct or unethical behavior.

‐ Declare whether there is a conflict of interest with the article to be assessed when the case arises.

As part of our policies and standars, all authors of the articles received must ensure the originality of their work. At the same time, and in accordance with our policies and protocols of action, all articles will be reviewed by “anti-plagiarism” software and by the electronic databases available, to detect duplicate or redundant content, that transgress copyright or fraudulent rights in any stage of the editorial process. Culturales, in accordance with international regulations and nomenclatures for these cases, considers the following actions as bad practices or unethical behavior in the field of academic editorial production.

1. Transgresión de derechos de autor [“plagio académico”]: cuando un autor/a [es] utiliza pasajes o fragmentos [párrafos, datos, imágenes, gráficas, tablas] de otro/s trabajo/s sin dar crédito o reconocimiento al autor/a [es] original y presentándolo como propio. La transgresión de derechos de autor puede ser literal [total o parcial]; sustancial [reproducción de una gran parte de otros trabajos sin el permiso y el reconocimiento de las fuentes originales]; parafraseado [sin reproducir y utilizar las mismas palabras se copian ideas, frases o formas de presentación de la información].
2. Autoplagio: cuando un autor/a [es] utiliza pasajes o fragmentos [párrafos, datos, imágenes, gráficas, tablas] ya publicados por el mismo autor/a [es] sin dar crédito o reconocimiento a la publicación original, presentándolo como nuevo. En este rubro podemos identificar: los artículos redundantes [publicar la misma información como nueva en dos o más artículos] o los artículos duplicados [publicar el mismo artículo en dos o más revistas].
3. Fabricación, falsificación o invención de datos: cuando un autor/a [es] manipula de forma directa, deliberada y fraudulenta [inventa, cambia, modifica, altera, distorsiona, transforma, omite y/o sustituye] los datos [entrevistas, encuestas, estadísticas, gráficas, dibujos, fotografías, etc.] o secciones [metodología, resultados, conclusiones] de una investigación para obtener beneficios propios.
4. Conflictos de autoría y de intereses: cuando un autor/a [es] integra arbitrariamente a uno o más coautores [coacción] o excluye a otro/a [cuando debería aparecer]. No contar con la autorización de todos los coautores para la publicación del artículo. Utilizar material de una investigación para publicación sin dar crédito ni incluir a los investigadores originales. Integrar coautores “inexistentes” [inventar el nombre de una persona o anotar uno ya existente]. El autor/a [es] del artículo presenta algún conflicto de interés con la investigación y su procedimiento.

Se incluyen además todos los casos donde exista claro conflicto de interés o cualquier problema ético con la publicación no señalada en este documento. Considerando todo lo anterior, Culturales actuará administrativamente [se abrirá un expediente] ante la sospecha, denuncia o acusación de cualquiera de las prácticas o conductas no éticas antes mencionadas; en el caso de que éstas sean infundadas se desestimará el caso. El procedimiento administrativo que se llevará a cabo se puede presentar en dos momentos del proceso editorial [ver diagramas de flujo en páginas 10 y 11]:

1) Si la detección del caso se da durante el proceso de revisión editorial y arbitraje, el artículo será inmediatamente descartado para su publicación y quedará en su registro como artículo rechazado. Esta situación se le avisará al autor/a [es] y se le entregará toda la información disponible que justifica su rechazo.

2) Si la detección del caso se da posterior a la publicación del artículo, se procederá administrativamente de acuerdo con las políticas y protocolos de acción que en este documento se presentan. Esta situación se le avisará al autor/a [es] y se le entregará toda la información disponible para que pueda atender y responder formalmente sobre el caso.   

Con el ánimo de atender y dar seguimiento de manera objetiva a cada caso [sospecha, denuncia o acusación] y buscar la mejor alternativa de solución, Culturales clasificará el tipo de falta de acuerdo con sus dimensiones e implicancias y además evaluará las respuestas de los autores en concordancia con los principios de transparencia y mejores prácticas para publicaciones académicas promovidos por el Comité de Ética en la Publicación [COPE / Flowcharts].

TIPIFICACIÓN DE FALTAS  

Grave: el artículo contiene copia exacta en varios pasajes de otros trabajos publicados y no están citados ni referenciados o no están citados correctamente. El texto contiene datos inventados o fabricados. El artículo ya fue publicado en su totalidad o en gran parte [en cualquier versión o tipo de publicación] o está basado en la misma información, con resultados idénticos o similares de otro artículo ya publicado. El artículo utiliza datos, imágenes o figuras sin la autorización de los autores originales y/o sin darles el crédito correspondiente. El artículo presenta omisiones graves. El autor/a [es] del artículo presenta algún conflicto de interés con la investigación y su procedimiento.

Moderada: el artículo contiene párrafos duplicados y/o redundantes citados correcta/incorrectamente, y/o está redirigido a otro grupo, y/o está extendido con datos adicionales. Algunas frases o líneas están copiadas literalmente y están referenciadas incorrectamente. Algunos datos presentan inconsistencia o coinciden con otros ya publicados. El artículo utiliza datos, imágenes o figuras citados correctamente pero sin la autorización de los autores originales. El artículo presenta errores y omisiones en varios de sus párrafos.  

Menor: el artículo presenta algunos errores de ortografía, referencias o citas mal elaboradas, errores de dedo, datos presentados con algún error de cálculo o descuido.

TIPIFICACIÓN DE RESPUESTAS  

Respuesta satisfactoria: el autor/a [es] responde dentro del plazo establecido, reconociendo el error y asumiendo la falta. En algunos casos, el autor/a [es] aporta información adicional para la investigación del caso y se compromete a seguir las acciones sugeridas.

Respuesta insatisfactoria: el autor/a [es] desconoce o niega parcial o totalmente la falta, aludiendo a factores diversos [terceros], tratando de evitar la responsabilidad. No se compromete a seguir las acciones sugeridas.

No responde: el autor/a [es] no responde ante la comunicación y presentación formal de las evidencias del caso. Ante esta situación, Culturales contactará a las autoridades correspondientes a la institución de adscripción del autor/a [es].

PROCEDIMIENTO PARA ARTÍCULOS PUBLICADOS

En concordancia con lo anterior y en atención a los distintos casos de prácticas no éticas que pudieran presentarse, Culturales se adhiere a las sugerencias y recomendaciones de organismos internacionales [COPE, STM, NISO, Elsevier] que establecen, para artículos publicados, favorecer la fe de erratas, la corrección, la expresión de preocupación o la retracción por sobre la eliminación. Esto significa que nuestra revista no eliminará ni retirará de su publicación digital ningún artículo publicado en el caso de confirmarse una mala práctica. La eliminación o retiro de un artículo publicado sólo se hará si éste presenta alguna de las siguientes situaciones:

• Poner en riesgo evidente la salud de las personas.
• Poner en riesgo la estabilidad política y social de una comunidad.
• Poner en riesgo la integridad de terceros de forma directa [difamación o calumnias] - Por solicitud formal de un proceso de investigación policial o judicial.       

De no presentarse alguna de las situaciones mencionadas, se procederá administrativamente de acuerdo con las acciones recomendadas por la STM, por COPE y por Elsevier en caso de presentarse alguna práctica o conducta no ética en la publicación. Culturales atenderá cada caso siguiendo los diagramas de flujo [páginas 10 y 11]. Estos diagramas se basan en los principios de transparencia y mejores prácticas para publicaciones académicas promovidos por el Comité de Ética en la Publicación a través de sus diagramas de flujo  [Flowcharts]. Para el caso de los artículos publicados en que se detecte, sospeche y/o exista alguna denuncia o acusación de conducta no ética se establecen tres formas de atender y corregir cada caso:

1) Fe de Erratas [Erratum]: el artículo presenta errores menores, como un error en la edición o maquetación o error ortográfico, de dedo o de cálculo.

Procedimiento: a solicitud del autor/a [es] o de Culturales, se hace la corrección y se publica en el número más actual de la revista la fe de erratas haciendo alusión al artículo publicado [datos de la publicación original] indicando el error. [Para más detalles, revisar los diagramas de flujo]

2) Corrección [Corrigendum]: el artículo presenta una parte del trabajo que se demuestra es engañosa [copió algunas partes y/o presentó datos erróneos y/o mal elaborados y/o falsificados].

Procedimiento: se le avisa y notifica al autor/a [es]; indicándole en qué consiste la corrección; el autor/a [es] realiza las modificaciones. En el número más actual de la revista se publican sólo las correcciones haciendo alusión al artículo publicado [datos de la publicación original]. El artículo original se mantiene vigente, pero se incorpora un adenda que incluye la corrección del texto y se indica “Este artículo fue corregido por [se incluyen las razones de la corrección]”. [Para más detalles, revisar los diagramas de flujo].

3) Retracción [Retraction]: el artículo presenta copia total o parcial significativa; el artículo ya fue publicado en otra plataforma o soporte; el artículo contiene información y/o datos redundantes [copiados, autocopiados] o presenta datos inventados o hace uso fraudulento de los mismos; el artículo presenta problemas con sus autorías. Los artículos pueden ser retractados por sus autores o por decisión de la entidad editora, en este caso Culturales. Procedimiento: se notifica al autor/a [es] indicándoles en qué consiste la retracción; se publica la retracción en el número más actual de la revista haciendo alusión al artículo publicado [datos de la publicación original]. El artículo original en PDF se mantiene vigente pero se le incorpora un sello de agua a todo el documento con la palabra “retractado”, eliminando los archivos digitales [html, xml, epub]. Se incluye una adenda que indica que el artículo está retractado y se indica “Este artículo fue retractado por [se incluyen las razones de la retracción]”. [Para más detalles revisar los diagramas de flujo]. Se utiliza el recurso de la retracción para corregir la literatura y alertar a los lectores sobre publicaciones que contienen faltas éticas graves y por ende no se puede confiar en sus hallazgos y conclusiones. [Para más detalles, revisar los diagramas de flujo]

Con el ánimo de favorecer una cultura académica y de investigación ética, abierta, plural y de buenas prácticas, Culturales pone a disposición de autores, evaluadores y usuarios en general este documento para su consulta.